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Última Actualización: Agosto 27 de 2020
Expanzoom S.A.S y su marca EZ Protegit en adelante EZ Protegit, se encuentran comprometidas con el cumplimiento del derecho a la protección de datos personales y el derecho que tienen todas las personas para conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refieren los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de la República de Colombia.
Para efectos del presente documento debe tenerse en cuenta las siguientes definiciones a fin de dar aplicación a la política de tratamiento de datos personales.
EZ Protegit aplicará de manera armónica e integral los siguientes principios al realizar el tratamiento de datos personales:
2.1. Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos:
El tratamiento de datos personales debe sujetarse como mínimo a lo establecido a las leyes vigentes que regulen la materia y disposiciones que la desarrollen.
2.2. Principio de finalidad:
El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución de la Republica de Colombia y la ley, la cual debe ser informada al titular.
2.3. Principio de libertad:
El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
2.4. Principio de veracidad o calidad:
La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No debe efectuarse el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
2.5. Principio de transparencia:
En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de sus datos personales.
2.6. Principio de acceso y circulación restringida:
El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Constitución Política de la República de Colombia y la ley. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas habilitadas por la ley o la autoridad judicial.
2.7. Principio de seguridad:
La información sujeta a tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para dar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
2.8. Principio de confidencialidad:
Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando así lo permita la ley y en los términos que ésta lo disponga.
EZ Protegit en todo tratamiento de datos personales será respetuosa de los derechos de los titulares. Para efectos del presente manual, el titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
3.1 Autorización del titular
Todo tratamiento que EZ Protegit haga de información personal requiere la autorización previa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.
La autorización no será necesaria en las excepciones previstas en la ley, a manera enunciativa y sin perjuicio de las normas modifiquen, adicionen o complementen, la autorización no será necesaria en los siguientes casos:
3.2 Deber de informar al titular
El responsable del tratamiento, al momento de solicitar al titular la autorización, deberá informarle de manera clara y expresa lo siguiente:
3.3. Medios para otorgar la autorización
La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, internet, sitios web o en cualquier formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el consentimiento, mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos. La autorización será generada por EZ Protegit y será puesta a disposición del titular con antelación y de manera previa al tratamiento de sus datos personales.
Los responsables del tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en el presente manual y en las disposiciones que regulen su actividad:
4.1. Deberes de los responsables del tratamiento
4.2 Deberes de los encargados del tratamiento.
Los encargados del tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente Política y en las normas que regulen su actividad:
Los datos personales que se recolecten serán incluidos en una base de datos y serán utilizados de manera directa o a través de los responsables o encargados en los términos que se establezca en la normatividad aplicables en ésta materia, para las finalidades directas e indirectas relacionadas con el objeto y propósitos de la compañía. Se indican de manera enunciativa las finalidades generales, sin perjuicio que en cada autorización se incluyan las finalidades particulares respecto de cada relación con el Titular de los datos:
Para efectos del presente manual y conforme lo establezca la normatividad vigente, se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
6.1. Tratamiento de datos sensibles
En términos generales EZ Protegit se abstendrá de hacer tratamiento de datos sensibles conforme las limitaciones que imponga la normatividad vigente aplicable. Se entiende que puede efectuarse el tratamiento de este tipo de datos cuando se dé una de las siguientes circunstancias:
6.2 Tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes.
El tratamiento de este tipo de datos personales requiere de un especial respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.
El uso de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes queda prohibido en EZ Protegit salvo en los casos permitidos por la normatividad vigente aplicable en ésta materia.
RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS
El Titular puede en cualquier momento solicitar a EZ Protegit el acceso a los datos personales que tenga registrados, así como solicitar la corrección, actualización o supresión de sus datos personales, revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los mismos y en general ejercer los derechos que le otorga la ley mediante la presentación de consultas y reclamos por medio de las siguientes instancias o medios:
Clientes: Enviar una solicitud al correo electrónico servicioalcliente@protegit.co o a través del servicio de Contáctenos en nuestra página web www.protegit.co o llamando al número telefónico (57) 321 458 58 87.
Proveedores: Enviar una solicitud al correo electrónico: supplying@expanzoom.co o llamando al número telefónico (57) 321 458 58 87.
7.1. Consultas
Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en la base de datos de EZ Protegit. El responsable o encargado del tratamiento deberá suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.
La consulta se formulará al correo electrónico según lo indicado en el punto anterior o por el medio habilitado por EZ Protegit para tal efecto, siempre y cuando se pueda mantener prueba de ésta.
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
7.2 Reclamos
El titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Constitución Política de la República de Colombia y la ley, podrán presentar un reclamo ante el responsable o encargado del tratamiento designado por EZ Protegit, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales y sensibles. A través de este documento se informa al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales y sensibles.
EZ Protegit adoptará todas las medidas técnicas y administrativas adecuadas y suficientes que permitan el cuidado y conservación de los datos personales de los titulares, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
De igual forma, la implementación de estas medidas, permitirá la conservación de la autorización otorgada por los titulares de los datos personales para el tratamiento de los mismos. EZ Protegit adoptará todos los mecanismos para guardar la confidencialidad de la información y se abstendrá de usar la información para fines diferentes a los expresamente autorizados por el titular.
Los encargados de cada base de datos y el Gerente Legal es responsable de asegurar que únicamente los funcionarios autorizados tienen acceso a las bases de datos personales con las cuales cuenta EZ Protegit. EZ Protegit cuenta con protocolos seguros a nivel informático, restricciones de acceso y prácticas de desarrollo interno de software seguro que permiten proteger la información almacenada.
En el momento en que el Titular lo solicite o cuando la información del Titular no sea requerida por EZ Protegit de acuerdo a las políticas de tratamiento y las finalidades establecidas en el presente Manual, se dará de baja la información del Titular contenida en las respectivas Bases de Datos.
La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales de acuerdo a lo establecido en el presente Manual, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Se permite la transferencia de datos personales siempre y cuando El Titular de la información haya autorizado la transferencia por cualquiera de los medios y de acuerdo a lo establecido en el numeral 3.1 de la presente Política. En todo caso, el Receptor de la información debe garantizar la seguridad de la información y los niveles adecuados de protección de datos.
Se prohíbe la transferencia de datos personales de cualquier tipo de países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entiende que un país ofrece un nivel adecuado de protección de datos cuando cumpla con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia.
La prohibición no rige cuando: Información respecto de la cual el titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia. Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el tratamiento del titular por razones de salud o higiene pública. Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable. Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la Republica de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad. Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el titular y el responsable del tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del titular. Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia de interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial, así como los demás casos que determine la ley, la Superintendencia de Industria y Comercio o la autoridad competente.
Para efectos de solicitar aclaraciones, presentar quejas o reclamos o solicitar en general cualquier información referente al tratamiento de datos personales, EZ Protegit ha habilitado las siguientes instancias o medios:
Clientes: Enviar una solicitud al correo electrónico servicioalcliente@protegit.co o a través del servicio de Contáctenos en nuestra página web www.protegit.co o llamando al número telefónico (57) 321 458 58 87.
Proveedores: Enviar una solicitud al correo electrónico: supplying@expanzoom.co o llamando al número telefónico (57) 321 458 58 87.
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